Videokonferenzen - Meetings der Zukunft

Videokonferenzen sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken und sind die Meetings der Zukunft. Die Videokonferenz-Systeme steigern die Produktivität und senken die Kosten. Durch flexiblere Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung (Home-Office oder auch in Krisenzeiten) sind Mitarbeiter nicht immer im Unternehmen vor Ort. Dennoch müssen Dinge besprochen und geplant werden. Mit Videokonferenzen können alle gewünschten Teilnehmer teilnehmen. Reisekosten werden zudem gespart durch wegfallende Zugfahrten oder Flüge zu Konferenzpartnern gespart. Das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern kommt auch der Umwelt zugute. Emissionen können so deutlich reduziert werden. Das Angebot an Videokonferenzsystemen / Remote Meetings und einzelnen Komponenten ist riesig. Oftmals findet auch nur eine Telefonkonferenz statt, bei der nur Audio übertragen wird.

Welche Ausstattung benötige ich, um eine Videokonferenz einzurichten?

1. Equipment / Hardware für das Büro oder den Konferenzraum

Videokonferenz Kamera
Je nach Größe des Konferenzraumes oder Büros ist der Sichtwinkel der Kamera für Videokonferenzen entscheidend, damit alle Teilnehmer zu sehen sind. Spezielle Weitwinkelkameras und Kameras mit 180° Aufnahmewinkel sind erhältlich. Die Ausrichtung und Position der Kamera ist entsprechend wichtig; Kamera Halterungen / Ablagen können unterstützen.
Lautsprecher für Videokonferenzen
Die Stimmen der Teilnehmer sollten klar verständlich und ohne Rauschen beim Gegenüber ankommen. Daher sind ein guter Klang und eine gute Positionierung der Lautsprecher im Raum erforderlich. Entsprechende Lautsprecher Halter (Wandhalter, Bodenständer) sind auf dem Markt verfügbar.
Mikrofon für Videokonferenzen
Das Mikrofon ist für die Qualität der Videokonferenz eines der Hauptfaktoren. Bei größeren Videokonferenzen sollten mehrere Mikrofone aufgestellt werden, damit jeder Teilnehmer deutlich zu hören ist. Moderne Funkmikrofone sind hier eine besonders elegante Lösung.
Monitor für Videokonferenzen
Mit der Raumgröße sollte auch der Durchmesser des Monitors wachsen. Alle Objekte und Teilnehmer sollten deutlich erkennbar sein. Der Monitor sollte nicht zu hoch und nicht zu niedrig angebracht werden. Als Alternative zum Monitor kann auch ein Beamer zum Einsatz kommen. Mit passender Beamerhalterung ist dieser sicher und unauffällig montiert und liefert genauso gute Bilder wie ein herkömmlicher Monitor.
Halterungen für Videokonferenzlösungen
Damit der Monitor perfekt auf Augenhöhe angebracht werden kann, empfiehlt sich eine Wandhalterung oder ein Monitorständer (mit oder ohne Rollen). Die Monitorständer sind oftmals elektrisch höhenverstellbar und somit besonders flexibel und bequem. Hochwertige Monitor Wandhalter sind neigbar, schwenkbar und / oder höhenverstellbar. So kann immer der beste Blick für die Teilnehmer eingestellt werden. Zu den Videokonferenz Ständern wird meist ein Kamera-Regal und Ablagen angeboten.

2. Technisches Equipment externer Teilnehmer

Bei externen Teilnehmern genügt häufig ein Notebook oder normaler PC / Computer mit Webcam für ein Meeting mit anderen Kollegen oder dem gesamten Team. Ein externes Mikrofon, falls der PC unter dem Tisch befestigt ist, und externe Lautsprecher optimieren den Arbeitsplatz.

Der Arbeitsplatz / Schreibtisch der externen Teilnehmer kann mit Monitorhalterungen, schwenkbaren Telefonhalterungen, PC Haltern und ergonomischen Mäusen oder Tastaturen gestaltet werden.

3. Konferenz-Software

Die wohl bekanntesten Konferenztools sind Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings sowie Skype. Einige der Anbieter bieten eine kostenlose Variante an, die dann teilweise auf Teilnehmer oder Funktionen beschränkt ist. Pro Teilnehmer ist meist ein Nutzerkonto wie bei Skype for Business oder Microsoft anzulegen. Je nach Lösung sind Chat-Räume möglich, das Teilen der verschiedenen Bildschirme oder das Aufzeichnen & Abspeichern von Besprechungen. Die Anzahl der Teilnehmer variiert ebenso pro Konferenz-Lösung wie Zeit-Limits. Ist kein Internetzugang verfügbar, bieten einige Lösungen auch die Einwahl per Telefon an. Die Entscheidung für die Konferenz-Software wird entsprechend basierend auf den Anforderungen getroffen und einer Onlinebesprechung steht nicht im Wege.

4. Konferenzraumsysteme

Barco ClickShare

Barco ClickShare ist eine drahtlose Präsentationslösung für kleine und große Konferenzräume / Besprechungsräume. Bis zu 64 Teilnehmer können mit einem Klick die Inhalte von Ihrem PC / Laptop / Tablet / Smartphone auf einem zentralen Bildschirm, Monitor oder Leinwand präsentieren bzw. teilen. Jeder Teilnehmer des Meetingsschließt dazu entweder einen "Button" per USB an seinen Laptop an oder verbindet sein Tablet / Smartphone per WIFI-System mit der Bacro Base Unit und klickt auf den virtuellen Button. Mit der ClickShare Lösung von Barco können schnell und einfach Inhalte präsentiert werden.

Das ClickShare System von Barco ist in verschiedenen Varianten erhältlich. Die Varianten unterscheiden sich zum Beispiel in der Anzahl der "Buttons" und Teilnehmer. So ist das CS-100 / CS-100 Huddle für bis zu 8 Teilnehmer, das CSE-200 / CSE-200+ für bis zu 16 Teilnehmer und das CSE-800 bis zu 64 Teilnehmer geeignet.

Crestron Mercury

Crestron Mercury ermöglicht Telefonkonferenzen und Videokonferenzen, Multimedia-Präsentationen und Web-Zusammenarbeiten. Durch das Konferenzraumsystem wird eine standortunabhängige Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Inhalten schnell und einfach möglich. Dafür muss lediglich ein Laptop oder einen Computer, der mit einer Anwendung wie Zoom, Skype for Business, Cisco WebEx, GotoMeeting, Slack oder Microsoft Teams ausgestattet ist, anschließen. Entfernte Teilnehmer werden per SIP (VoIP) angebunden.

Es wird in den Varianten CCS-UC-1 W/PS KIT (Basispaket) und CCS-UC-1-AV W/PS KIT (Videopaket) angeboten. Das Basispaket unterstützt SIP VoIP Freisprecheinrichtungen, Bluetooth und USB Audio, das Videopaket ergänzt um Funktionen für Multimedia-Präsentationen und Videokonferenzen und beinhaltet eine USB-Kamera.

Videokonferenz einrichten - Equipment kaufen / Support erhalten

Sie benötigen Hifle bei der Einrichtung Ihres Konferenzraumes oder wünschen eine Beratung was Halterungen und/oder Videokonferenz All-In-One Systeme angeht? Rufen Sie gerne bei uns an oder schreiben eine E-Mail! Wir beraten herstellerübergreifend und neutral. In unserem Sortiment sind zum Beispiel Produkte der Firmen Barco, Crestron, Cavus, SMS, Vogels, peerless, dataflex, Novus, i3 technologies oder B-Tech verfügbar.